Wie genau funktioniert stripe2sevdesk?

Wer Stripe mit sevdesk verbinden möchte, steht vor einer Herausforderung:
Eine einzelne Stripe-Auszahlung auf dem Bankkonto besteht in Wahrheit aus Dutzenden oder Hunderten einzelner Transaktionen – Kundenzahlungen, Gebühren, Rückerstattungen.

stripe2sevdesk automatisiert diesen Prozess. In diesem Beitrag erklären wir Schritt für Schritt, wie das funktioniert.

Ausgangspunkt: Das Stripe Tax Invoice PDF

Der Sync beginnt nicht mit einer API, sondern mit einem Dokument: dem monatlichen Stripe Tax Invoice PDF.
Dieses PDF ist die offizielle Rechnung von Stripe für alle Gebühren eines Monats und enthält:

• Transaktionsgebühren
• Stripe Billing Gebühren (falls verwendet)

Dieses PDF wird von stripe2sevdesk als Belegbild verwendet – alle Gebühren des Monats werden in sevdesk mit diesem einen PDF verknüpft.
Das macht die Buchhaltung nachvollziehbar: Ein Klick auf einen Gebührenbeleg zeigt sofort die offizielle Stripe-Rechnung.

Der Workflow im Detail

1. Stripe API: Transaktionen abrufen

stripe2sevdesk ruft für den gewählten Monat alle relevanten Daten über die Stripe API ab:

• Balance Transactions: Alle Zahlungen, Auszahlungen (Payouts) und Gebühren
• Invoices: Rechnungen aus Stripe Billing (für wiederkehrende Abos etc.)

Dabei werden nicht nur Beträge, sondern auch Metadaten wie Kundenname, Währung und Transaktionszeitpunkt erfasst.

2. Verarbeitung in sevdesk

Die abgerufenen Daten werden in drei Kategorien aufgeteilt und unterschiedlich verbucht:

Kundenzahlungen → Einnahmenbelege

• Jede Zahlung wird als separater Einnahmenbeleg in sevdesk angelegt
• Der volle Rechnungsbetrag wird verbucht (nicht nur der Auszahlungsbetrag)
• Kunden werden mit dem Einnahmenbeleg verknüpft
• Rechnungen aus Stripe Billing werden mit PDF hochgeladen

Payouts → Umbuchungen

• Die Auszahlungen von Stripe auf das Bankkonto werden als Umbuchungen vom fiktiven Stripe-Konto zum Bankkonto gebucht
• Das Stripe-Konto wird bei Bedarf automatisch in sevdesk angelegt

Gebühren → Ausgabenbelege

• Alle Stripe-Gebühren werden als Ausgabenbelege erfasst
• Das Stripe Tax Invoice PDF wird als Belegbild hochgeladen

3. Idempotenz: Nie doppelt buchen

Ein wichtiger Schutzmechanismus:
stripe2sevdesk merkt sich, welche Monate bereits verarbeitet wurden.
Wird ein Monat versehentlich ein zweites Mal gestartet, bricht der Prozess sofort ab.
So bleibt die Buchhaltung konsistent.

Was passiert mit den Kunden?

Kunden werden automatisch in sevdesk angelegt.
Adressen und USt.-ID werden nicht synchronisiert.
Jeder Kunde bekommt von stripe2sevdesk automatisch ein sevdesk-Feld "StripeCustomerId" gesetzt, das die Kunden-ID aus Stripe enthält.

Wer vollständige Kundenstammdaten benötigt, pflegt diese separat in sevdesk.

Das Ergebnis

Nach dem Sync hat man in sevdesk:

• Ein eigenes Stripe-Konto (ähnlich einem Bankkonto)
• Einnahmenbelege für jede Kundenzahlung mit PDF
• Ausgabenbelege für alle Gebühren mit dem Stripe Tax Invoice PDF als Belegbild
• Umbuchungen für Auszahlungen auf das Bankkonto
• Alle Belege direkt in sevdesk – kein Suchen in Stripe nötig

Sicherheit

API-Keys werden verschlüsselt gespeichert und niemals im Klartext protokolliert.
Die Verarbeitung erfolgt auf gesicherten Servern – keine sensiblen Daten landen in ungesicherten E-Mails oder CSV-Dateien.

Fazit

stripe2sevdesk übernimmt die mühsame Arbeit, jede einzelne Stripe-Transaktion korrekt in sevdesk zu verbuchen.

Der entscheidende Vorteil:
Alle Belege – sowohl Kundenrechnungen als auch das Stripe Tax Invoice PDF – landen direkt in sevdesk.
Das spart Zeit und macht die Buchhaltung nachvollziehbar.